System-anforderungen

Create!archive Server

Windows NT 4.0/2000 oder höher
Datenbanken
- MS SQL Server 7.0 und höher
- Oracle^® 7 und höher
- SpyVision^® 6 und höher
- Alchemy^® v7.0 und höher

Create!archive Port

Create!form Server 2.0 oder höher oder Create!form Server for JDE OneWorld Version 2.0 oder höher
Adobe^® Acrobat Distiller^® 4.05 und höher (Create!form für JDE OneWorld benötigt nur den Adobe Acrobat Reader^® 4.05 und höher)

Create!archive Web Agent

Windows NT Server Version 4.0 und höher
Internet Information Server 4.0

Überblick

Create!form International's Create!archive Software ersetzt die manuellen Prozesse Drucken, Sortieren, Ablegen und Wiederfinden von Geschäftsdokumenten mit einer innovativen, digitalen Archivierungstechnologie. Damit kann Ihr Unternehmen alle Ausdrucke von Ihren Unternehmensanwendungen in einem einfach anzuwendenden PDF-Format archivieren, ohne die kostbare Zeit ihrer Mitarbeiter und IT-Ressourcen, zu beanspruchen. Die Create!archive Software automatisiert diesen Ablauf für Sie! Eine exakte Kopie des erstellten Dokumentes wird in ein PDF-Format konvertiert, gespeichert, indiziert und verfügbar für die Suche und das Wiederauffinden innerhalb ihres Netzwerkes oder Internet Browsers.

Ein großer Vorteil für Sie: Die Create!archive Lösung kann ohne Änderung ihrer exisitieren Anwendungen eingeführt werden. Dokumente werden automatisch mit den in Create!form erstelllten elektronischen Formularen zusammengestellt und dann als PDF-Dateien generiert. PDF ist ein universal akzeptiertes Format für die elektronische Speicherung von Dokumenten. PDF generiert kleine Dateien (5-10 Kb pro Seite). Dies reduziert den Speicherplatz auf ihrer Festplatte und resultiert in minimalen Netzwerkverkehr für das Wiederauffinden von Dokumenten. Zum Beispiel können auf 50 Gb Plattenplatz etwa 5 Millionen Seiten archiviert werden.

Wie es funktioniert

Create!archive beinhaltet sowohl die Katalogisierung und Indizierung ihrer Dokumente, wie auch das Erstellen des Endanwenderbildschirms für die Suche und das Wiederauffinden. Der Archivierungsadministrator identifiziert die Daten die als Index verwendet werden und den entsprechenden Server zur Speicherung. Create!archive erledigt dann den Rest für Sie, inklusive Verwaltung der Benutzer, die Erstellung von Webseiten für die Suchanfrage und Anzeige des Suchergebnisses, basierend auf den ausgewählten, indizierten Feldern.

Create!archive besteht aus den folgenden Komponenten:

Create!archive Server bestehend aus:
Create!archive - Das administrative Tool für die Konfiguration aller Archivierungsoptionen und einem "Fenster" zur Überwachung der Serverprozesse. Das Tool wird auch eingesetzt für das Wiederauffinden von Dokumenten aus dem Archivierungsverzeichnis, zum Extrahieren von Indizes aus den PDF Daten und zur Aktualisierung der Indexdatenbank.

Create!archive SDD Editor - Das Design-Tool zur Erstellung und Editierung von Search Design Documents (SDD's). Diese Dokumkente werden dann von der Create!archive Suche verwendet.

Create!archive Suche - Der Windows Suchagent, der die Benutzerschnittstelle darstellt für die Suche und das Wiederauffinden von archivierten Dokumenten.

Create!archive Port - Über diesen Port werden die von Create!form^® Server oder Create!form^® Server für JDE^® OneWorld^® generierten Dateien ausgegeben.

Create!archive Web Agent - Ein optionales Modul das die Funktionalität von Create!archive dahin gehend erweitert, dass Internet Anwender Dokumente über das Web suchen und finden können.

Zuerst werden die kundenspezifischen elektronischen Formulare über Create!form erstellt. Während des Designprozesses werden Archivierungsvariablen den entsprechenden Datenfeldern aus der Druckausgabe zugeordnet. Diese Variablen stellen dann die Indexfelder dar, die in der Archivierungsindex-Datenbank gespeichert werden. Nach Fertigstellung der Formulare werden diese auf den entsprechenden e-form Server geladen. Eine Druckausgabe, die dann an diesen e-form Server gesendet wird, wird mit dem entsprechenden Formular über Create!form Server zusammengestellt. Die erstellte PDF-Datei enthält dann bereits die entsprechenden Archivierungsvariablen.

Die PDF-Datei wird in ein "Überwachungsverzeichnis" gestellt, welches in regelmäßigen Intervallen von Create!archive Server überprüft wird. Die Intervalle werden durch den Administrator geplant und festgelegt. Die Archivierungsvariablen im PDF-Dokument werden dann zu Indexinformationen, die in der Datenbank hinzugefügt werden. Dem PDF-Dokument wird ein eindeutiger Name zugeordnet und es wird in das entsprechende Verzeichnis zur Archivierung verschoben. Der eindeutige Name wird zusammen mit den Archivierungsinformationen ebenfalls in der Datenbank gespeichert.

Der Index wird in einer Standard ODBC-Datenbank verwaltet und die PDF-Dateien können in jedem beliebigen Verzeichnis über Create!archive gespeichert werden. Sie können jeden Server in ihrem Netzwerk hierzu verwenden.

Der nächste Schritt besteht darin eine kundenspezifische Anwenderschnittstelle zu designen, worüber die gespeicherten Dokumente gesucht und angezeigt werden. Dies kann für einen Windows Client für ihr Intranet oder optional über Internetzugriff erfolgen.

Für die Intranet Suche verwenden Sie den Create!archive SDD Edition, um die Search Design Documents (SDD's) zu erstellen. Hier legen Sie fest, welche Suchfelder verfügbar sind, welche editierbar sind und welche angezeigt werden. SDD kann auch so konfiguriert werden, das die Suchkriterien pro Benutzer limitiert werden. Die Create!archive SDD Edition erstellt dann einen Bildschirm, auf dem die Suchkriterien erfasst und die Ergebnisse angezeigt werden.

Für den Internetzugriff, kann ein Client für die Websuche über das Zusatzmodul Create!archive Web Agent erstellt werden. Diese Modul erweitert die Funktionalität von Create!archive durch die automatische Generierung von Such- und Ergebnismasken für das Internet.

Der Client für die Websuche wird verwendet, um die Suchanforderungen vom Browser zu verarbeiten. Die Such- und Ergebnisseiten können in jede existierende HTML oder ASP Seite eingefügt werden. Die Suche oder die Ergebnisse werden dann auf dieser Seite angezeigt.

Funktionen

Arbeitet mit Ihren exisitieren Druckausgaben - keine Anpassungen an die derzeitigen Druckausgaben notwendig
Automatische Indizierung und Speicherung von Dokumenten ohne manuellen Eingriff
Einfacher, web- oder netzwerkbasierender Zugriff auf die archivierten Dokumente
Erstellt kleine, intelligente Dateien (5Kb-10Kb, 50Gb beinhalten etwa 5 Millionen Seiten)
Dokumente & Formulare werden exakt so archiviert, wie sie ausgedruckt wurden
Einfacher Setup von Indexinformationen und Speicherverzeichnissen
Dokumentensicherheit und Benutzerzugriffe für Benutzergruppen oder einzelne Benutzer über die Windows NT Sicherheitseinstellungen
Integration mit ODBC Datenbanken inklusive SQL und Oracle.
Such- und Ergebnisseiten können in eine bestehende Webseite integriert werden, um das Erscheinungsbild beizubehalten
Benutzerfreundliche Schnittstellen ermöglichen ein schnelles Wiederauffinden der Dokumente
Suchen der Dokumente über die unterschiedlichsten, benutzerdefinierten Felder über das Intranet oder Internet
Mehrfache Kopien sind nicht länger notwendig - Drucken Sie nur die Kopien, die sie benötigen und speichern Sie die anderen Kopien elektronisch
Verwendet existierende Formulare, die mit Create!form erstellt wurden. Ein Redesign der Formulare ist nicht notwendig.
Generierte Dokumente an unterschiedlichsten Standorten werden in einem zentralen Speicher gesichert.
Die Ergebnisse der Websuche werden in einem komfortablen Tabellenformat dargestellt.
Unterstützt die Integration mit anderen Standardarchivierungsprodukten wie z.B. IMR Alchemy.
Unterstützt das Hardcopy Scannen via HP Digital Sender
Support für die J.D. Edwards OneWorld Suchschnittstelle über Suchparameter auf der Befehlszeile.
Das Archiv kann jederzeit strukturiert und restruktiert werden, um eine gleichmäßige Verteilung über die Verzeichnisstruktur zu erhalten und/oder um bestimmte PDF-Dateien in definierten Verzeichnissen zusammen zu fassen, zur einfachen Identifizierung von redundanten Daten.
Jederzeit Neuaufbau der Indexdatenbank, zur Wahrung der Integrität zwischen Index Datenbank und den gespeicherten PDF-Dateien.

Integration mit anderen Create!form Produkten

Create!archive arbeitet mit den Create!form Ausgabemodulen zusammen, um Ihnen die Flexibilität zu geben, automatisch ihre Dokumente an Drucker, Fax, Email, das Internet oder ins Archiv zu verteilen.

Mit Create!stream können Sie Druckausgaben automatisch kopieren, aufteilen und diese dann an die entsprechenden Ausgabemodule verteilen.

Drucken Sie in eine beliebige Druckerwarteschlange mit Create!print. Sie können hierzu jeden Postscript Level 2 Drucker oder Windows kompatiblen Drucker nutzen. Drucken Sie auf Barcode-, Etiketten- und thermische Drucker im Postscript Standard oder über die AnyPort Funktionalität auf allen anderen Druckern.

Mailen Sie Dokumente an eine Email Adresse aus einer externen Datenbank oder an eine in der Druckausgabe enthaltenen Email Adresse mit
Create!email.

Faxen Sie Dokumente an eine Faxnummer aus einer externen Datenbank oder an eine in der Druckausgabe enthaltene Faxnummer mit Create!fax

Zusammenfassung

Create!archive erlaubt Ihnen Ihre Geschäftsdokumente automatisch zu indexieren und zu archivieren - sind alle Komponenten eingerichtet - werden die Anweisungen, transparent für alle, ausgeführt. Upgrades, Anpassungen und Wartung werden zentral auf dem Server durchgeführt und können sofort eingesetzt werden.

©2002 Create!form International, Inc. All rights reserved. Create!form, Create!form server, Create!print, Create!stream, Create!email, Create!archive and Create!fax are trademarks of Create!form International, Inc. which may be registered in certain jurisdictions. All other brand/product names are trademarks or registered

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